บริหารคอนโด : บริหารอะไร ? (3)

แต่ขยะหรือปัญหาที่ท่านผู้จัดการท่านนี้และท่านก่อนหน้านี้ ( 2 ท่าน ) ทิ้งไว้เป็นมรดกให้ผมคือ นิติบุคคลฯ ถูกลูกบ้านฟ้องร้องเรียกค่าเสียหายครับ ฟ้องในสมัยที่ผมมารับหน้าที่นี่แหละครับ แต่มูลเหตุของปัญหาจนเกิดเป็นประเด็นฟ้องร้องกันขึ้นมา มันเกิดขึ้นในสมัยที่ผู้จัดการก่อนหน้าผมสองท่านเป็นผู้รับผิดชอบ ซึ่งการที่นิติบุคคลฯ ถูกฟ้องร้องดำเนินคดีนั้น แน่นอนว่าบริษัทบริหารก็ต้องโดนด้วย เพราะเป็นผู้ว่าจ้างกับผู้รับจ้าง มีสถานะภาพเป็นจำเลยร่วมกันครับ

ผมต้องขอเรียนย้ำอีกครั้งนะครับว่า ข้อเขียนของผมในครั้งนี้ ไม่มีเจตนาที่จะมาตำหนิหรือประจานเพื่อนร่วมอาชีพแต่ประการใดครับ เพียงแต่ต้องการยกตัวอย่างให้ท่านผู้อ่าน ที่อาจจะเป็นผู้จัดการคอนโดมือใหม่ๆ ที่ยังไม่ค่อยเข้าใจถึงภาระหน้าที่ที่ถูกต้องของตนเอง ได้รับทราบเป็นกรณีศึกษาเท่านั้นนะครับ

ผมเคยนั่งวิเคราะห์ถึงสาเหตุของการที่นิติบุคคลฯ ถูกฟ้องจากผลงานการบริหารของผู้จัดการสองท่าน สองคดีแล้วได้ข้อสรุปดังนี้ครับ

คดีแรก(ขออนุญาตไม่กล่าวถึงรายละเอียดของคดีนะครับ) เหตุที่ถูกฟ้องเพราะผู้จัดการคอนโดไม่ยึดกฎกติกามารยาทในการบริหารคอนโดอย่างเคร่งครัด แน่นอนว่าการฟ้องร้องดำเนินคดีตามข้อกล่าวหาของโจทก์ ย่อมมีเหตุปัจจัยมาจากหลากหลายองค์ประกอบ แต่ผมจะขอเน้นที่ตัวผู้จัดการคอนโดเป็นหลักนะครับ ( ตามชื่อบล็อก ! ) ผมจะไม่เน้นไปที่องค์ประกอบอื่นๆหรืออาจจะมีพาดพิงบ้าง (ต้องขออภัยไว้ล่วงหน้า) ก็เพื่อให้ท่านมองเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้นว่า ข้อผิดพลาดหรือมูลเหตุของปัญหาเกิดขึ้นได้อย่างไร

ผู้จัดการท่านแรก (คดีแรก) เป็นคนทำงานสไตล์ ปลาไหลใส่สเกต ด้วยความที่เป็นคนมีความเชื่อมั่นในตัวเองค่อนข้างสูง มีวาทศิลป์เป็นเลิศ กล้าคิดกล้าพลิกแพลงในสิ่งที่คนอื่นไม่กล้า สามารถพูดจาชี้นำให้กรรมการคอนโดเห็นคล้อยตามในสิ่งที่พี่แกต้องการนำเสนอได้อย่างไม่ยากเย็น ฟังดูแล้วล้วนเป็นคุณสมบัติที่ดี ไม่น่าจะก่อให้เกิดปัญหา ถึงขั้นฟ้องร้องกันได้นะครับ

แต่คุณสมบัติทั้งหมดที่ว่า กลับส่งผลร้ายต่อนิติบุคคลฯ เนื่องจากเพราะแนวคิด ความต้องการส่วนตัวของกรรมการบางคน ขัดกับกฎหมายอาคารชุด ทั้งๆที่พี่แกก็รู้ ( ผู้จัดการคอนโดทุกคน ต้องมีความรู้ความเข้าใจใน พรบ. อาคารฃุด ในมาตราสำคัญๆ ได้อย่างแม่นยำ ไม่หลงประเด็น ) แต่ด้วยการที่พี่แกมีความเชื่อมั่นในตัวเองค่อนข้างสูง แล้วสไตล์การทำงาน ก็ไม่ค่อยยึดหลักการเท่าไร ส่วนใหญ่จะยึดหลักกูมากกว่า

หลักกูในที่นี้หมายถึงกูที่เป็นกรรมการนั่นแหละครับ โดยเฉพาะท่านประธานกรรมการชุดที่ถูกฟ้อง แนวคิดหรือวัตถุประสงค์ในการบริหารจัดการคอนโดของท่านคือ เพื่อตอบสนอง need ของตนเองเป็นหลัก ประมาณว่า ถ้าข้าพเจ้าอยากได้อะไร ที่เจ้าของร่วมคนอื่นได้ประโยชน์ด้วย ( คือข้าพเจ้าต้องอยากได้ก่อน ส่วนคนอื่นอยากหรือไม่อยากไม่เป็นไร เดี๋ยวข้าพเจ้าจัดให้ ) ข้าพเจ้าก็จะใช้อำนาจในความเป็นประธานกรรมการนี่แหละ สั่งการไปที่ผู้จัดการคอนโด แล้วก็เหมือนผีเน่ากับโลงผุมาเจอกัน ท่านผู้จัดการคอนโดท่านนี้ก็ตอบสนองซิครับ ประมาณว่า แจ๋วครับพี่ ดีครับท่าน ได้ครับนาย เดี๋ยวผมจัดให้

ถ้าการตอบสนองความต้องการในเชิงสร้างสรรค์ เพื่อพัฒนาปรับปรุงคอนโดเพื่อประโยชน์ของส่วนรวมจริงๆ ก็ไม่น่ามีปัญหาอะไร ดีเสียอีก แต่ประเด็นปัญหาของผู้จัดการท่านนี้คือ แกเชื่อมั่นในความสามารถพลิกแพลงและความสามารถในการโน้มน้าวกรรมการของแกมากเกินไป จนในที่สุดการตอบสนอง need ของ กรรมการบางคนโดยใช้ช่องทางมติที่ประชุมคณะกรรมการ ก็ดูเหมือนว่าจะทำสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ ให้เป็นไปได้ขึ้นมาซะงั้น แต่เหนือฟ้า ยังมีฟ้า เหนือมติที่ประชุมก็ยังมีข้อบังคับ เหนือข้อบังคับก็ยังมี พรบ. อาคารชุด ฯ ครับท่าน

ถึงแม้ว่าการตอบสนอง need ของท่านประธานกรรมการ จะสามารถใช้กลยุทธ์พลิกแพลงผ่านเป็นมติกรรมการออกมาได้ แต่ในเมื่อไปขัดแย้งกับ พรบ. อาคารชุดฯ ซึ่งมีศักดิ์และสิทธิ์ทางกฎหมายที่สูงกว่า ชุมชนในคอนโดประกอบไปด้วยลูกร้อยพ่อพันแม่มาอยู่ด้วยกัน คนรักก็มี คนชังก็เยอะ พวกที่เห็นความไม่ชอบมาพากลก็ลงขันกันฟ้องร้องดำเนินคดีกับนิติบุคคลฯ ข้อหาละเมิด พรบ. อาคารชุด เรียกค่าเสียหายซิครับ

กรรมการคอนโดในฐานะผู้มีอำนาจบริหาร และเป็นผู้กำหนดมติที่ประชุม พูดง่ายๆก็คือเป็นผู้ออกคำสั่งก็ต้องโดนด้วย บริษัทบริหารในฐานะผู้รับคำสั่งหรือมติมาปฏิบัติก็โดนด้วยตามระเบียบซิครับ นี่มันเป็นแบบนี้แหละครับ ท่านผู้ชม

ถ้าผู้จัดการคอนโดท่านนี้ แกนิ่งๆหน่อยไม่รีบร้อนตอบสนอง need ของกรรมการบางคนมากเกินไป ปัญหาก็จะไม่เกิด แต่เหตุผลที่แกต้องตอบสนองเสมอคือ ตัวแกเองมีพฤติกรรมหรืออุปนิสัยแบบปลาไหลใส่สเกตอย่างที่ว่า คือแกเองเป็นคนไม่ค่อยอยู่กับร่องกับรอยเท่าที่ควร จะหาผลงานอะไรที่เป็นความคิดริเริ่ม สร้างสรรค์ของตนเอง ที่เป็นชิ้นเป็นอันแทบไม่ได้เลย

พฤติกรรมการทำงานเท่าที่พนักงานเล่าให้ฟังก็คือ มาทำงานแต่เช้า น่าจะเป็นเรื่องที่ดีนะครับ แต่มูลเหตุที่มาแต่เช้าคือ ต้องแวะส่งลูกเมียไปโรงเรียน ไปทำงานก่อน เสร็จแล้วจึงเข้ามาหน่วยงาน เพื่อมาตอกบัตรแล้วนอนต่อ ( นอนในห้องพักของช่างกะดึก ) แล้วเหตุผลที่ต้องนอนต่อเพราะส่วนใหญ่พี่แกมาทำงานพร้อมกับอาการ แฮงค์ ครับ เนื่องเพราะส่วนตัวพี่แกมีความโปรดปรานในการร่ำสุราเป็นพิเศษ

พอสายๆหน่อยซัก 9 โมงกว่า เริ่มฟื้นคืนชีพ ก็เข้านั่งทำงาน งานหลักที่ทำคือ โทรหาท่านประธาน เพื่อรายงานตัว แล้วก็รายงานผลการดำเนินงานที่ท่านประธานสั่งการมาตั้งกะวันก่อนๆ เสร็จแล้วถ้าท่านประธานคิดอะไรได้หรือต้องการอะไรในวันนั้น แกก็จะหาวิธีพลิกแพลงแล้วก็สั่งการพนักงานเพื่อตอบสนองให้ท่านให้ได้ พอซักบ่ายๆ หน่อยก็แวบหายออกไปข้างนอก

เหตุผลที่นิยมมากที่สุดที่พี่แกใช้อ้างในการแวบคือ ผมไปหาซื้ออะไหล่ให้ช่าง แล้วก็ไม่กลับมาเลย จนเขามารู้กันทีหลังว่า ไปธุระส่วนตัวบ้าง แล้วก็จะรีบไปรับลูกเมียกลับบ้านด้วย แต่ที่หนักที่สุดคือ พี่แกแวบไปร่ำสุราครับ ที่รู้กันก็เพราะว่า แกโทรเรียกลูกน้องที่เป็นช่างคอนโดคนที่รู้ใจ แล้วก็เข้ากะดึก ไปนั่งกินแล้วก็ช่วยพี่แกจ่ายค่าเหล้าบ่อยๆ ช่างโดนเรียกไปเลี้ยงเหล้าลูกพี่บ่อยๆก็เกิดอาการเซ็งในชีวิตครับ ก็เลยแอบเอามาพูดเอามาเล่าให้เพื่อนร่วมงานฟัง ความลับก็เลยแตก

ดังนั้น เวลากรรมการท่านใด โดยเฉพาะท่านประธานสั่งการเรื่องใดแกก็เลยต้องรีบตอบสนองอย่างที่ว่า เนื่องจากเพราะถ้าไม่รีบตอบสนอง ก็จะดูเหมือนไม่ทำงาน ไม่มีผลงาน เหตุผลก็คือเพื่อกลบเกลื่อนความไม่ค่อยอยู่กับร่องกับรอยของตัวเอง จนในที่สุดก็ตกม้าตาย ถ้าแกทำงานด้วยความเป็นมืออาชีพจริงๆ ยึดกฎ กติกา มารยาทอย่างเคร่งครัด ก็คงไม่เกิดปัญหาแบบนี้

หลายท่านอาจสงสัยว่า ทำไมถึงต้องรายงานท่านประธาน จริงๆแล้วตามสายงายบังคับบัญชาผู้จัดการคอนโด ต้องรายงานตรงกับผู้จัดการนิติฯ ก่อนมิใช่หรือ จริงๆก็คือถูกต้องตามนั้นแหละครับ แต่เผอิญว่าผู้จัดการนิติฯสมัยนั้นเป็นบริษัทจำกัด ก็คือบริษัทที่รับบริหารนั่นแหละครับ โดยบริษัทแต่งตั้ง op ท่านหนึ่งให้ทำหน้าที่เป็นผู้จัดการนิติฯ เสร็จแล้ว op ท่านก็งานเยอะ ดูแลหลายหน่วยงาน เดือนหนึ่งถึงจะมีโอกาสเข้ามาตรวจเยี่ยมหน่วยงานซักครั้ง ท่านประธานซึ่งเป็นลูกบ้านพักอาศัยอยู่ในคอนโดเป็นประจำ ก็เลยกลายเป็นผู้มีอำนาจตัวจริง

ตอนหลังพอกรรมการชุดนั้นหมดวาระลงพร้อมกับการทำหน้าที่ผู้จัดการนิติบุคคลฯ ของบริษัทบริหาร ก็หมดวาระลงพร้อมกัน จึงมีการแต่งตั้งกรรมการชุดใหม่เข้ามา แล้วก็ให้ที่ประชุมกรรมการแต่งตั้งกรรมการท่านหนึ่ง ทำหน้าที่ผู้จัดการนิติบุคคล ตาม พรบ.อาคารชุด มาตรา 38 (2) ทั้งนี้ เพื่อถ่วงดุลอำนาจการบริหารระหว่างประธานกรรมการกับบริษัทบริหาร โดยมีผู้จัดการนิติบุคคลฯ ทำหน้าที่กลั่นกรองงานต่างๆในเบื้องต้น เพื่อไม่ให้การบริหารเกิดความผิดพลาดแบบเดิม ก่อนที่จะนำเข้าสู่การพิจารณาของคณะกรรมการ

การเป็นผู้จัดการคอนโดที่ดีนั้น ต้องสวมวิญญาณของที่ปรึกษาด้วยครับ ต้องกล้าที่จะเรียนท่านประธานหรือกรรมการท่านใดก็ตามแบบตรงไปตรงมาว่า สิ่งที่ท่านคิดหรือต้องการนั้น มันทำได้หรือไม่ได้ ไม่ได้เพราะอะไร ถ้ายังขืนดันทุรังทำอาจเกิดผลเสียอะไรตามมา อย่ามัวแต่กลัวหรือกังวลว่า ท่านประธานหรือกรรมการจะไม่พอใจ เพราะหากเกิดความเสียหายตามมาภายหลัง ท่านกรรมการทั้งหลายจะยิ่งกว่าไม่พอใจคือ รังเกียจท่านเอาได้ แล้วบริษัทที่ท่านสังกัดก็จะรังเกียจท่านด้วยเช่นกัน แต่ถ้าท่านผู้มีอำนาจทั้งหลายยืนยันที่จะทำให้ได้ ผู้จัดการคอนโดก็ควรจะหาผนังหรือกำแพงพิงหลังตัวเองซักหน่อยนะครับ

ผนังหรือกำแพงที่ว่า ผมหมายถึงหาวิธีการที่จะปกป้องตัวเอง จากการคิดการตัดสินใจของคณะกรรมการที่เรารู้ว่าผิดกฎหมาย และเราได้ให้ความเห็นไปแล้วว่า ทำไม่ได้

วิธีของผมก็คือทำหนังสือถึงผู้จัดการนิติบุคคลฯ แล้วก็อ้างถึงมติหรือคำสั่งอะไรก็แล้วแต่ ที่เห็นว่าผิดกฎหมายพร้อมกับความเห็นว่าทำไม่ได้เพราะอะไร แล้วก็จึงเรียนมาเพื่อทราบ แล้วก็ขอแสดงความนับถือ แล้วก็ลงชื่อ เสร็จแล้วอย่าลืมสำเนาเรียน op ของท่านด้วยนะครับ อย่างน้อยก็มีลูกพี่ของเรารับรู้ด้วย ช่วยป้องกันเราอีกแรง แบบนี้ถ้าท่านผู้มีอำนาจทั้งหลายดึงดันจะทำ ก็ให้เป็นมติออกมา มีปัญหาถูกฟ้องมาเมื่อไร ผมและบริษัทในฐานะเป็นจำเลยร่วม ก็จะรอดตัวครับ

บริหารคอนโด : บริหารอะไร ? (2)

ปัญหาอีกประการหนึ่งที่ผมหรือผู้จัดการคอนโดหลายๆท่านมักเจอบ่อยๆก็คือ ปัญหาเรื่องขยะครับ ขยะในที่นี้ไม่ได้หมายถึง ขยะที่เป็นสิ่งของหรือเศษวัสดุเหลือใช้ที่ลูกบ้านนำมาทิ้งไว้ให้แม่บ้านคอนโดเก็บกวาดนะครับ แต่ผมหมายถึงขยะซึ่งเป็นปัญหาที่ท่านผู้จัดการคอนโดคนก่อนๆ ที่ทำหน้าที่ก่อนผมหรือท่านๆทั้งหลายจะเข้ามารับงานต่อทิ้งเอาไว้ให้เก็บกวาด บางครั้งเหม็นเน่าจนอาจเปรียบได้ดังอุจจาระเลยก็ได้ พวกนี้ชอบซุกเอาไว้ใต้พรมหรือใต้ลิ้นชัก ผมหมายถึงใต้กองเอกสารเก่าๆบนและหลังโต๊ะทำงานของท่านนั่นแหละครับ

ที่กล่าวถึงประเด็นนี้ไม่มีเจตนาที่จะตำหนิหรือต่อว่าเพื่อนร่วมอาชีพนะครับ แต่ผมกำลังพยายามสะท้อนให้เห็นถึงวิธีคิดวิธีการทำงานของผู้จัดการแต่ละท่านว่ามีสไตล์ที่หลากหลายและแตกต่างกัน ตามแบ็คกราวด์และอุปนิสัยของแต่ละท่าน แต่ละคน

งานอาชีพผู้จัดการคอนโดเป็นงานบริหารที่มีลักษณะเป็นงานเชิงรับมากกว่าเชิงรุก คือมีตัวคอนโด(อาคาร)เป็นตัวตั้งต้น เป็นศูนย์รวมของกิจกรรม มีคน(ลูกบ้าน+พนักงาน) เป็นตัวขับเคลื่อนกิจกรรม และมีงบประมาณ ( ค่าส่วนกลาง) เป็นเครื่องมือในการหล่อเลี้ยงหรือหล่อลื่นให้กิจกรรมต่างๆเคลื่อนตัวไป จะเคลื่อนได้ดีหรือไม่ หรือปัญหาจะมากจะน้อย ก็อยู่ที่งบประมาณกับคนนี่แหละครับ ( ตัวคอนโดก็มีส่วนด้วยเหมือนกัน แต่มันไม่มีชีวิต ไม่มีปากมีเสียง ก็เลยไม่ค่อยมากเรื่องเท่าไร ) แล้วก็มีกติกา ( กฎหมาย+ข้อบังคับ) เป็นเครื่องมือกำกับการขับเคลื่อน ไม่ให้กิจกรรมของคนที่อยู่ในคอนโดออกนอกลู่นอกทาง

อย่างที่ผมเคยเรียนให้ทราบว่า มีการแบ่งงานบริหารคอนโดออกเป็น 3 ส่วนใหญ่ๆ คือ บริหารอาคาร (Building management) บริหารลูกบ้าน (Co-owner management) และ การบริหารการเงิน (Financial management) ทั้งสามส่วนล้วนต้องขับเคลื่อนอย่างสมดุลซึ่งกันและกัน การบริหารคอนโดมันถึงจะราบรื่นครับ

เหตุผลง่ายๆที่ผมคิดว่า การบริหารคอนโดเป็นงานบริหารเชิงรับมากกว่าเชิงรุกก็คือ เอาแค่วัตถุประสงค์ของนิติบุคคลอาคารชุดตามกฎหมายคอนโด มาตรา 33 ก็มีแนวคิดเป็นเชิงรับแล้วครับ เพราะวัตถุประสงค์ที่เขาระบุในกฎหมายคือ “นิติบุคคลอาคารชุดมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการและดูแลรักษาทรัพย์ส่วนกลาง และให้มีอำนาจกระทำการใดๆ เพื่อประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ดังกล่าว ทั้งนี้ ตามมติของเจ้าของร่วมภายใต้บังคับแห่งพระราชบัญญัตินี้ “

และโดยที่นิติบุคคลอาคารชุดเป็นองค์กรทีไม่มีวัตถุประสงค์ในการแสวงหากำไร ไม่ต้องตั้งเป้าหมายว่าปีนี้จะทำกำไรหรือขยายตัวกี่เปอร์เซ็นต์ ไม่ต้องตั้งเป้ายอดขาย ไม่ต้องตั้งเป้าลดของเสียในการผลิต เหมือนการประกอบอุตสาหกรรมการผลิตสินค้าทั่วๆไป ดังนั้น เอาแค่ทำหน้าที่ดูแลรักษาทรัพย์ส่วนกลางตามวัตถุประสงค์ที่ว่าให้ได้ ก็แทบไม่มีเวลาที่จะรุกไปหาอะไรแล้วละครับ

เหมือนที่ท่าน op ของผมพูดนั่นแหละครับ ว่า เสน่ห์ของการบริหารคอนโดคือ การที่เราสามารถแก้ปัญหาให้ลูกบ้านได้ คำพูดนี้สะท้อนให้เห็นลักษณะธรรมชาติอย่างหนึ่งของการบริหารคอนโด คือเป็นอาชีพที่ต้องทำหน้าที่แก้ปัญหาตลอดเวลา แล้วปัญหาที่เกิดขึ้นในคอนโดส่วนใหญ่ มักจะเป็นปัญหาเชิงรับครับ คือ ท่านนั่งของท่านอยู่ดีๆ นี่แหละครับ ไม่ต้องไปไหน เดี๋ยวปัญหามันก็จะมาหาท่านเอง ท่านไม่มีความจำเป็นต้องรุก( วิ่ง) ไปหาปัญหาให้เหนื่อยครับ ปัญหามาแล้วก็แก้ให้ได้ แก้ให้ดี รับรองว่า ท่านจะเอาตัวรอดได้ครับ

แต่ผู้จัดการคอนโดหลายท่านไม่เข้าใจเรื่องแบบนี้ บางท่านคิดว่า การเป็นผู้จัดการคอนโดมันเท่ห์ดี ทำงานในตำแหน่งที่มีคำว่า “ผู้จัดการ” นำหน้า แหม! มันช่างเท่ห์ ช่างโก้อะไรปานนั้น! แต่ไม่รู้เหมือนกันว่า เป็นผู้จัดการคอนโด เขาต้องทำอะไรกันบ้าง จนผู้จัดการคอนโดหลายคนถูกลูกบ้านตำหนิว่า (ไอ้นี่ ! ) มันเป็นผู้จัดการ ที่ไม่จัดการ (ว่ะ) ไม่เห็นทำอะไรเลย อาจเป็นเพราะไม่เข้าใจงาน คือไม่รู้ว่าหน้าที่ที่ควรทำคืออะไร หรือรู้ แต่ไม่ทำ มัวแต่เอาเวลา ความคิด ไปคิดไปทำเรื่องอื่นๆแทน

ผู้จัดการบางท่าน มีงานผู้จัดการคอนโดเป็นอาชีพเสริมครับ อาชีพหลักคือ ขายตรง ลูกน้องทั้งสายตรงและสายอ้อม วันๆพี่แกนั่งคิดอยู่อย่างเดียว คือ ตูจะหาทางสปอนเซอร์คนพวกนี้ได้อย่างไร เล่นเอาวงแตกมามากต่อมากแล้ว คือพนักงานก็อึดอัด ลำบากใจ ผู้จัดการเป็นผู้บังคับบัญชา จะปฏิเสธก็ไม่กล้า ครั้นจะรับการสปอนเซอร์ก็ไม่ค่อยชอบอาชีพนี้ ไม่ถนัดในการไปพูด ไปชักจูง ไปโน้มน้าว ให้คนมาสมัครต่อ แต่ก็จำใจสมัครไปงั้นๆแหละ แต่ในใจลึกๆแล้ว สุดเซ็ง ! ทำให้รู้สึกไม่อยากทำงานกับผู้จัดการคนนี้เลย

ผู้จัดการคอนโดบางคน ไม่มีแรงจูงใจอย่างอื่น นอกจากพูดง่ายๆ คือ เกเร มาทำงาน เก้าโมงกว่าสิบโมง บ่ายสองบ่ายสาม กลับแล้ว แล้วก็ไม่มีอ้อมค้อมนะครับ ตอกบัตรตามนั้นแหละ แล้วมีพฤติกรรมที่น่าประหลาดมาก คือชอบเอาหนังโป๊มาเปิดดูในออฟฟิศ เปิดกันจะ ๆ โจ๋งครึ่มแบบนั้นแหละ พ่อเจ้าประคุณ จนพนักงานธุรการ ( ผู้หญิง) ต้องพูดในเชิงขอร้องว่า ถ้าพี่จะดู ขอให้หนูเคลียร์งานเสร็จก่อนได้หรือเปล่า ไม่ได้แปลว่า เคลียร์งานเสร็จแล้วหนูจะได้มีเวลามานั่งดูด้วยกันกับพี่นะครับ แต่หมายความว่า เคลียร์งานเสร็จแล้วหนูจะได้รีบหนีไปอยู่ที่อื่น เพื่อที่จะให้พี่แกได้อยู่ดูคนเดียวอย่างสบายใจ

จนพฤติกรรมประหลาดที่ว่า เป็นที่เลื่องลือ โจษจัน ไปทั่วคอนโด ลูกบ้านร้องเรียนกรรมการ กรรมการคอนโดต้องขอให้บริษัทเปลี่ยนตัวผู้จัดการ ในที่สุด บุคคลากรที่มีพฤติกรรมแบบนี้ บริษัทก็เก็บรักษาไว้ไม่ไหวครับ ก็ต้องให้พักงานไม่มีกำหนด เนื่องจากไม่มีหน่วยงานที่เหมาะสมให้ลง และสุดท้ายก็ขอให้เขียนใบลาออก ( ก็ให้ออกนั่นแหละครับ) เสร็จแล้วยังไม่หมดฤทธิ์เดชนะครับ พี่แกโกรธบริษัทที่ลงโทษแกแบบนั้น หาทางลงกับใครไม่ได้ก็มาลงกับ op โทรศัพท์มาขู่ op ประมาณว่าให้ระวังตัวให้ดี โถ ! พ่อเจ้าประคุณ ท่านนั่นแหละ ที่ต้องระวังตัวให้ดี เพราะชื่อเสียงของท่านน่ะ เป็นแบล็คลิสต์ ไปทั่วทั้งวงการแล้วครับท่าน

ผู้จัดการบางคน มีอาชีพเสริม อาจเป็นธุรกิจส่วนตัวทำกันภายในครอบครัว ทำไปทำมาเข้าท่าเข้าทางดี ก็เอาเวลาไปทุ่มเทให้ธุรกิจส่วนตัวมากกว่า เข้างานสาย เลิกงานเร็ว เพราะ ก่อนมาทำงานต้องแวะเอาของไปส่งลูกค้าก่อน พอถึงออฟฟิศ โต๊ะทำงานตัวเองมีไม่เคยนั่ง หลบไปนั่งตรงไหนไม่ทราบ มีโน๊ตบุ๊คตัวนึง เอาไว้สำหรับเช็คออร์เดอร์ลูกค้าทางเวปไซต์ส่วนตัว ( ขายของทางเน็ต ) งานการในหน้าที่ผู้จัดการคอนโด ก็กองสุมๆเอาไว้จนเหม็นเน่าอย่างที่ว่า เวลามีลูกบ้านมาขอพบ เพื่อปรึกษาเรื่องปัญหาต่างๆ ไม่เคยเจอ พอพนักงานไปตามก็ทำเสียง จิ๊ จ๊ะ ( รำคาญ ) พอบ่ายๆก็รีบกลับเพราะต้องไปคุยออร์เดอร์ตัวใหม่กับลูกค้า แล้วก็บอกพนักงานว่า ผมกลับเร็วหน่อยนะ ไปหาซื้ออะไหล่ให้ช่าง ( เป็นประจำ ! )

จนพนักงานธุรการทนไม่ไหว ต้องเอางานเอกสารของผู้จัดการ มานั่งทำเอง ด้วยความกลัวว่างานไม่เดิน แล้วจะโดนตำหนิไปด้วย และถึงกับบ่นว่า ถ้าการเป็นผู้จัดการ แล้วมันต้องทำงานแค่นี้ เขา (พนักงานธุรการ) ก็เป็นผู้จัดการได้ (ว่ะ) จนทำให้พนักงานท่านนี้ มีทัศนะคติที่เป็นลบกับบริษัทผมและตัวผู้จัดการที่บริษัทส่งมาประจำที่นี่ทุกคน (เธอเป็นพนักงานของนิติฯ )

ตอนหลังมา ผมมารับงานต่อจากท่านผู้จัดการท่านนี้ ผมต้องใช้ความหนักแน่นและอดทนอย่างมากกับการเขาไปนั่งในใจของพนักงานคนนี้ ( เพราะตำแหน่งเขาคล้ายๆกับทำหน้าที่เลขาฯ ให้กับผม ) ผมทำให้เขาเห็นว่า การเป็นผู้จัดการในสไตล์ของผมนั้นเป็นอย่างไร และผมต้องสามารถทำงานในฐานะผู้บังคับบัญชา คือบังคับแล้วก็บัญชาเขาให้ได้ด้วย จนในที่สุด หลังจากใช้เวลาปรับตัวซักระยะหนึ่ง พนักงานท่านนี้ก็ไม่มีปัญหาอะไรกับผมครับ

บริหารคอนโด : บริหารอะไร? (1)

สวัสดีอีกครั้งครับ สำหรับผู้ติดตามอ่าน blog condomanager หลังจากห่างเหินการเขียนบล็อกไปนานแสนนาน ก็อันเนื่องจากงานประจำที่ค่อนข้างยุ่งๆนิดหน่อยนะครับ อีกทั้งอยู่ในช่วงระหว่างการเก็บข้อมูลวัตถุดิบใหม่ๆในการเขียนบล็อก เพื่อให้เกิดประโยชน์กับท่านผู้อ่านมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

ครับ ก็ตามที่จั่วหัวเรื่องไว้นั่นแหละครับ หลายท่านอาจเคยคิดหรือเคยถาม โดยเฉพาะผู้จัดการคอนโดมือใหม่ๆทั้งหลาย อาจเคยถามตัวเอง ( ด้วยความสับสนในชีวิต ) หรือเคยถาม operation ของท่านด้วยคำถามทำนองนี้ นั่นซิ ! จริงๆแล้วการบริหารคอนโด มันคือการบริหารอะไรกันแน่ ?

ผมเคยถาม operation ของผมว่า เสน่ห์ของงานบริหารคอนโดมันอยู่ตรงไหน ? ที่ผมต้องถามคำถามนี้กับ ผู้จัดการเขตของผม เนื่องจากท่านผู้นี้ ทำงานอยู่ในวงการนี้มา 12 ปี ที่สำคัญกว่านั้นคือ อยู่บริษัทนี้ บริษัทเดียว ไม่ได้ย้ายไปไหนหรือย้ายมาจากบริษัทไหนเหมือน operation ท่านอื่นๆ

ท่านตอบว่า ในทัศนคติของท่านแล้ว ท่านว่าเสน่ห์ของการบริหารคอนโดอยู่ตรงที่ เราสามารถแก้ปัญหาให้กับลูกบ้านได้ น่าคิดเหมือนกันนะครับ เป็นทัศนคติที่ค่อนข้างเป็นบวก โดยเหตุนี้จึงทำให้ท่านผู้นี้สามารถทำงานและยืนหยัดอยู่ในวงการนี้และบริษัทนี้มาได้ร่วมกว่าทศวรรษ คือท่านทำแล้วท่านมีความสุขน่ะครับ

ผมได้มีโอกาสคุยกับอดีตผู้จัดการคอนโดท่านหนึ่ง ท่านเล่าให้ฟังว่า สมัยที่ท่านเข้ามาทำงานในวงการนี้ใหม่ๆ โดยที่ผมเคยเรียนให้ท่านทั้งหลายทราบหลายครั้งแล้วว่า วงการนี้ค่อนข้างจะขาดแคลนบุคลากรฝีมือดี มีคุณภาพ ดังนั้น บางบริษัทผมจึงมักใช้คำว่า ใครสะเหร่อเข้ามาสมัคร พี่แกรับหมด คือดูแบ็คกราวด์นิดหน่อย แล้วเห็นว่า พอมีแนวโน้มที่จะเอามาพัฒนาให้เป็นผู้จัดการคอนโดที่หลังได้ ก็รับเข้ามาไว้ก่อน

ทีนี้ โดยธรรมชาติของการประกอบธุรกิจ ฝ่ายการตลาดก็มีหน้าที่ในการทำยอดขาย คือต้องพยายามหาคอนโดที่จะเข้าทำสัญญาบริหารให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ซึ่งจะส่งผลต่อผลประกอบการโดยรวมของบริษัท การรับจ้างบริหารคอนโดเป็นธุรกิจในสายอุตสาหกรรมบริการ ( service industry ) มีทรัพยากรบุคคลเป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจ คือเป็นผู้ให้บริการ ซึ่งแตกต่างจากอุตสาหกรรมการผลิตหรือการจัดจำหน่าย ที่มีตัวสินค้าเป็นปัจจัยหลักในการดำเนินธุรกิจ บุคคลากรที่อยู่ในอุตสาหกรรมการผลิต จึงมีหน้าที่ในการขับเคลื่อนตัวสินค้ามากกว่า เช่นเป็นผู้ใช้แรงงานในการผลิตสินค้า เป็นผู้จัดส่งสินค้า หรือเป็นผู้เสนอขายสินค้า ดังนั้นจึงมีคำพูดที่สะท้อนภาพของอุตสาหกรรมการผลิตว่า การผลิตที่ว่ายากแล้วนั้น การตลาดยิ่งยากกว่า

แต่ปัญหาของอุตสาหกรรมบริการกลับตรงกันข้าม ตามคำพูดที่ว่า การตลาดที่ว่ายากแล้วนั้น การผลิต(การให้บริการ )กลับยากยิ่งกว่า เนื่องจากการสรรหาบุคคลากร(ที่ดีมีคุณภาพ)นั้น "ยากยิ่งนัก" เพราะคุณภาพของการให้บริการจะเป็นแบบใด ขึ้นอยู่กับคุณภาพของคน ดังนั้น ปัญหาของอุตสาหกรรมบริการจึงมักจะตกหนักอยู่ที่ฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ แล้วแต่จะเรียกกัน ซึ่งก็คือมักจะหาบุคคลากรมาลงหน่วยงานไม่ทัน จึงทำให้เกิดปรากฎการณ์ที่ผมเรียกว่า ใครสะเหร่อมาสมัคร รับไว้ก่อน ดังกล่าวข้างต้น

พอฝ่ายบุคคลหาคนมาลงหน่วยงานได้แล้วก็ถือว่าหมดหน้าที่ แล้วภาระหน้าที่ต่อไปก็ตกอยู่กับผู้จัดการเขต หรือ operation manager ( ขออนุญาตเรียกสั้นๆ ตามภาษาในวงการว่า "op" ก็แล้วกันนะครับ ) ที่จะต้องทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยง ชี้แนะ อบรม ให้กับผู้จัดการคอนโดมือใหม่ๆ เพื่อให้สามารถยืนหยัดและทำงานตามหน้าที่ของตนเองได้โดยที่ op ไม่ต้องเหนื่อยจนเกินไป

แต่ปัญหาก็คือ op แต่ละคนต้องวิ่งรอกดูแลหน่วยงานที่ตัวเองรับผิดชอบอยู่คนละหลายๆหน่วยงาน บริษัทเล็กๆหรือกลางๆหน่อยก็ประมาณคนละ 5 หน่วยงาน บริษัทใหญ่ๆหน่วยงานเยอะก็คนละ 8 - 10 หน่วยงาน บางที op ไม่พอก็เอาไปซัก 12 หน่วย เจ้าของบริษัทบอกว่า ช่วยๆกันไปก่อนนะเอ็ง!

ถ้า op ดูแลคนละ 4 - 5 หน่วยงาน ก็เป็นไปได้ว่า ในรอบ 1 สัปดาห์อาจเข้าตรวจเยี่ยมหน่วยงานได้อย่างน้อยก็ 1 ครั้ง เดือนนึงก็เฉลี่ยเข้าได้ 3 - 4 ครั้งต่อหน่วยงาน แต่บางบริษัท op 1 คน ดูแล 10 - 12 หน่วยงาน ท่านสาธุชนลองคำนวณดูเอาเองว่า จะมีเวลาเข้าตรวจเยี่ยมหน่วยงานได้ซักกี่ครั้งในรอบ 1 เดือน !

ผลที่จะเกิดขึ้นตามมาก็คือ ผู้จัดการคอนโดมือใหม่ทั้งหลายจะเกิดอาคารเคว้งครับ คือเคว้งคว้างนั่นแหละครับ บางคนไปอยู่ประจำหน่วยงานร่วม 2 สัปดาห์ ท่านop เพิ่งจะเข้ามาตรวจเยี่ยมให้กำลังใจเมื่อตอนเข้าทำงานงานวันแรกเท่านั้น หลังจากนั้น ท่าน op ก็หายสาปสูญไปเลย จนร่ำๆจะประกาศตามหาคนหายให้รางวัลซะให้รู้แล้วรู้รอด

อดีตผู้จัดการคอนโดคนที่เกริ่นให้ฟังข้างต้นก็เจอสถานการณ์เดียวกัน คือ แกเป็นคนที่มีแบ็คกราวด์ดี เคยทำงานสายโรงแรมมาก่อน ดีกรีระดับปริญญาโท ไปสมัครงานเป็นผู้จัดการคอนโดที่ไหนเขาก็รับ เพราะคุณสมบัติอย่างที่ว่า แต่เนื่องจากไม่เคยทำงานในส่วนของงานบริหารอาคารมาก่อน ( แกทำงานในส่วนห้องอาหารของโรงแรมมาเป็นส่วนใหญ่ ) พอรับสมัครปุ๊บก็จับแกโยนไปนั่งที่คอนโดปั๊บ แกก็เจอสภาวะที่ผมบอกคือ เคว้ง ท่าน op ของแกก็งานยุ่งเหลือเกิน ไม่เคยเข้าไปตรวจเยี่ยม เทรนงานเลย ผ่านไป 1 สัปดาห์ แกก็เลยต้องถามตัวเองเหมือนที่ผมเกริ่นนำตั้งแต่ต้นมาว่า (ขออภัย ) ไอ้บริหารคอนโดเนี่ยะ เค้าบริหารอะไร มันต้องทำอะไรบ้าง ( วะ ! )

นี่ดีนะที่แกเป็นคนกระตือรือล้น แกอยู่ว่างๆ แกก็หยิบก็จับเอาแฟ้มงานอะไรต่อมิอะไรในห้องทำงานแกมานั่งอ่านศึกษาหาข้อมูลไปเรื่อยเปื่อย ( คอนโดที่แกไปประจำอยู่ เป็นคอนโดที่ฝ่ายการตลาดไปเสนองานชนะบริษัทบริหารเดิมมา ไม่ใช่คอนโดใหม่ ก็เลยยังพอมีข้อมูลอะไรๆ ให้อ่านบ้าง ) แต่ในที่สุด ด้วยความที่ระบบการทำงานเป็นอย่างที่ว่า อดีตผู้จัดการคอนโดท่านนั้น ก็ ลาออกเพื่อกลับไปทำงานในสายงานที่ตัวเองถนัดคือ ส่วนงาน อาหารและเครื่องดื่ม ของโรงแรมชื่อดังแห่งหนึ่ง สบายไป !

มีอีกท่านหนึ่ง เป็นอดีตผู้จัดการคอนโดเหมือนกัน แต่แบ็คกราวด์เคยทำงานเป้นผู้จัดการโรงงานอุตสาหกรรมมาก่อน ทีนี้อย่างที่เรียนข้างต้นว่า อุตสาหกรรมการผลิตกับอุตสาหกรรมบริการ มันมีความยากง่ายตามหน้าที่ ที่สลับข้างกัน แกเคยดูแลสายงานการผลิตมาก่อน ผลผลิตคือตัวสินค้า ถ้าผลิตออกมาได้ดี มีคุณภาพตรงตามกำหนด ส่งมอบได้ตรงเวลา ทุกอย่างก็จบ แต่พอแกมานั่งทำงานเป็นผู้จัดการคอนโด คุณภาพของการให้บริการ ส่วนใหญ่มักจะใช้ความพึงพอใจของผู้รับบริการเป็นตัวประเมิณ แล้วในความเป็นจริง (ไอ้) ความพึงพอใจเนี่ยะ มันไม่มีเครื่องมือวัดครับ

บางทีเราเชื่อว่า สิ่งที่เราบริการท่านทั้งหลายเนี่ยะ เราทำสุดฝีมือ สุดกำลังภายในเราแล้ว ท่านต้องจบแน่นอนเลย ( จบปัญหา ) แต่ปรากฎว่า ไม่จบแฮะ ท่านยังคงมีความไม่พึงพอใจอะไรบางอย่าง ซึ่งบางทีก็แอบมารู้ทีหลังว่า เหตุที่ท่านไม่พึงพอใจ หาเรื่องตำหนิอยู่ได้ทุกครั้งที่เจอหน้าคือ ผมไม่ชอบขี้หน้าคุณ แล้วแบบนี้จะให้ผมทำอย่างไรครับท่าน ต้องไปทำศัลยกรรมให้ถูกตาต้องใจท่านหรือเปล่าเนี่ย !

ทีนี้ผู้จัดการคอนโดท่านที่ว่านี้ แกก็เกิดความสับสนในชีวิตอีกเหมือนกัน คือโดยที่แกไม่มีพื้นฐานทางด้านการบริหารอาคารมาก่อน แล้วก็อีกนั่นแหละ op ฃองแกก็ดูงานหลายหน่วยมาก แทบจะไม่มีเวลาเข้ามาเทรนงานให้แกเลย เดือนนึงจะเจอกันซักหนก็ตอนประชุม กรรมการประจำเดือน เผอิญตอนนั้น op ของแกกับ op ของผมเป็นคนเดียวกัน ผมก็เลยได้ยิน ท่าน op เปรยๆให้ผมฟังถึงผู้จัดการคอนโดท่านผู้นี้ว่า ไม่รู้จะไปรอดหรือเปล่า ประชุมกรรมการเสร็จผ่านมาตั้งร่วม 2 อาทิตย์แล้ว จนป่านนี้รายงานการประชุมยังไม่คลอดออกมาซักที

( คือในระบบการบริหารคอนโด ผู้จัดการคอนโดมีหน้าที่เขียนรายงานการประชุม op มีหน้าที่ตรวจทาน แล้วประธานกรรมการมีหน้าที่ตรวจสอบขั้นสุดท้ายแล้วลงนาม เพื่อที่จะได้นำรายงานการประชุมที่ลงนามโดยประธาน เป็นหลักฐานในการดำเนินงานกิจกรรมต่างๆ ตามที่ประชุมคณะกรรมการมีมติออกมาร่วมกัน เช่นจัดซื้อโน่น จัดซื้อนี่ หรือแม้กระทั่งอนุมัติให้ผู้จัดการนิติบุคคลฯ ลงนามในเอกสารนิติกรรมสัญญาต่างๆ เป็นต้น )

เพราะหากไม่มีรายงานการประฃุมที่ลงนามโดยประธานมารองรับมติต่างๆ การดำเนินกิจกรรมของคอนโด ก็จะสดุด หยุดชงักไปทันที แบบนี้เขาเรียกว่า งานไม่เดิน พอถึงเวลาประเมิณกันออกมา ก็สรุปว่า บริษัทนี้ไม่มีผลงาน ทั้งผู้จัดการคอนโดและ op ก็รับเละร่วมกันครับ

มีอยู่ครั้งนึง ประธานกรรมการคอนโดที่ผมดูแลอยู่ มอบหมายให้ผมสอบถามอัตราค่าส่วนกลางของคอนโดในละแวกทำเลที่ตั้งใกล้เคียงกัน เพื่อประกอบการเสนอที่ประฃุมใหญ่ในการปรับอัตราค่าส่วนกลางของคอนโดผม ที่ใช้อัตราเก่ามาตั้งกะปีมะโว้ จนถึงปัจจุบัน(ในตอนนั้น) งบประมาณรายรับ รายจ่าย ติดลบทุกเดือน จนสถานการณ์ทางการเงินของคอนโดที่แย่ๆอยู่แล้ว ง่อนแง่นเข้าไปทุกที ผมก็สุ่มเลือกคอนโดในละแวกใกล้เคียงประมาณ 4 - 5 แห่ง เพื่อสอบถามอัตราค่าส่วนกลางตามที่ว่า แล้วคอนโดของผู้จัดการท่านนี้ก็อยู่ในละแวกเดียวกันกับผม พอผมโทรไปแนะนำตัวแล้วสอบถามข้อมูล คำตอบที่ได้คือ ไม่ทราบครับ ไม่ทราบ แล้วก็ไม่ทราบครับ! โอ้มายก๊อด !

ด้วยคำตอบที่ผมได้รับจากท่านผู้นี้แหละครับ ทำให้ผมต้องถามในใจว่า อะไรกัน เขาให้ท่านมาบริหารคอนโด ถามข้อมูลอะไร ท่านไม่ทราบซักอย่าง ถามว่า อัตราส่วนกรรมสิทธิ์รวมมีเท่าไร ( บางคอนโดก็กำหนดที่ 10,000 บางคอนโดก็กำหนดที่ 100,000 แล้วแต่เหมาะสม )ท่านตอบไม่ทราบครับ แล้วเรียกเก็บเงินกองทุน อัตราส่วนละเท่าไร ไม่ทราบครับ งั้นเงินกองทุนตามเกณฑ์สิทธิ์มียอดรวมเท่าไร ไม่ทราบครับ เก็บค่าส่วนกลางอัตราส่วนละเท่าไร ไม่ทราบครับ เออดีเหมือนกัน ไม่ทราบจะได้ไม่ต้องปวดหัว ผมก็บอกงั้นไม่เป็นไร เอาไว้ช่วยถ่ายเอกสารข้อบังคับเรื่องอัตราส่วนกรรมสิทธิ์กับอัตราจัดเก็บค่าส่วนกลาง เงินกองทุน แล้วฝาก op มาให้ผมด้วยก็แล้วกัน

นี่แหละครับ ปัญหาเรื่องบุคคลากรในวงการบริหารคอนโดมันเป็นแบบนี้ อย่างผู้จัดการท่านที่มีแบ็คกราวด์มาจากสายงานโรงแรม ถึงจะอยู่ในส่วนของอาหารและเครื่องดื่ม แต่ก็ยังมีลักษณะทางกายภาพและวัตถุประสงค์ของการประกอบกิจการที่ใกล้เคียงกัน คือมีตัวอาคารที่มีลักษณะเป็นอาคารสูงหรืออาคารขนาดใหญ่ที่ต้องบำรุงรักษาเหมือนกัน และมีผู้พักอาศัยซึ่งอาจจะแตกต่างกันในแง่ของกรรมสิทธิ์ระหว่างคอนโดกับโรงแรมแต่ก็ต้องดูแลเหมือนกัน ถ้า op ดูแลดีๆอย่างใกล้ชิดผู้จัดการท่านนี้ก็อาจทำงานต่อไปได้

แต่ท่านที่มาจากสายอุตสาหกรรมการผลิตนี่ซิ ดูเหมือนจะเป็นการข้ามมิติมาหากันเลย พี่แกก็เลยเกิดความสับสนในชีวิตอย่างที่ว่า (หรือว่ามันอยู่ที่คน ผมก็เคยมีผู้จัดการรุ่นพี่อยู่ท่านนึง ท่านก็ข้ามมาจากสายงานอุตสาหกรรมเหมือนกันนะ แต่ก็เป็นผู้จัดกาคอนโดได้ดี จนภายหลังมาได้ดิบได้ดีไต่เต้าขึ้นเป็น op จนในที่สุดได้ข่าวว่า ไปเปิดบริษัทรับบริหารคอนโดอยู่ ไม่รู้เป็นตายร้ายดีประการใด) หรือว่า อยู่ที่ op ไม่มีเวลาดูแลใกล้ชิด จนในที่สุดผู้จัดการท่านผู้นี้ แกก็ลาออกกลับไปทำงานในแวดวงโรงงานอุตสาหกรรมของแกตามเดิม รอดตัวไปอีกคน !